序言:本文所探讨的内容与为中国的小型外资企业提供会计服务的会计师事务所息息相关。这些小型外资企业或是在国外有总部,或是由外籍企业家在中国自主创立。此外,一部分服务对企业财务管控严谨的中国小型企业的会计师事务所也能从中获益。

市场需求的转变,云技术的广泛运用和客户对服务预期的提高带来了全球性的现代会计服务方式的变革。小型企业和初创企业的会计服务正在经历革命性的变革——合规性服务正在逐渐被商品化,而高附加值的商业咨询(Business Advisory)业务将成为会计师事务所收入的主要来源。

在中国,一直以来复杂的会计合规性都是令企业头疼不已又花费不小的一个工程,这却是会计师事务所不小的一个利润来源。然而,中国税务系统的改革已经开始,率先进行的是营业税改增值税和电子发票的改革。在这之后的3到5年内,合规性的工作会被大大的简化,像原始资料的收集整理和归档,基础记账和报税的工作量会大大降低或者被完全取代,这将大大减少小企业的会计负担,但同时又使得会计师事务所的职位数量和利润大大减少。

合规性的价值逐渐降低,咨询服务却蓬勃发展的时期对会计师们来说既是机遇又是挑战。愿意向高附加值的咨询服务转型的会计师会赢得机遇,进一步完善他们的服务,将他们的业务提升到一个新的高度,而那些止步不前,不愿意提升服务的会计师将会在会计服务改革的洪流中挣扎生存。

云财务软件为咨询服务的兴起提供了必要条件。它能让很多劳动和时间密集型的工作自动完成,另一方面,它能够为会计师们提供客户的实时商业数据,这样会计师们能够及时找出需要密切注意的反常数据和潜在的风险,帮助客户预测未来公司发展轨迹。

实际上,想要成功升级到咨询服务,会计师需要的不仅仅是新兴的软件,他们更需要改变现有的工作方式以及和客户交流的方式。除此以外,会计师事务所还需要培养一支拥有高技能,接受云财务软件的团队。很明显,这种转变不是一夜之间就能实现的,采取渐进式的过渡是保证服务转型顺利的明智之举。

 

在文章的第一部分,我们将会展示怎么通过利用云财务软件大幅度提高效率,怎么在完全准备好进入超出传统记账服务的领域之前,在以合规性业务为主的情况下,捎带管理会计服务,为客户提供更高价值的体验。

第一步:会计数据录入的自动化

云财务软件革命性的变革在于其创新化的设计理念和易用性,这使得没有会计背景的用户也能直接录入初始数据。然而会计师已经习惯了用Excel或者总账系统做帐,他们保守的特质让他们很难改变工作方式。云财务软件创新性的数据录入方式让会计师能把原始数据例如采购销售发票或者报销信息录入Excel,再上传到data dock,在那里数据将被审核、整理,然后生成相应的交易单据和总账信息。云财务软件和一些银行建立银企直连,可以将企业银行交易流水自动同步到云财务软件。

增值税申报所需的财务报表可以从云财务软件直接获取,并可一键导入税务申报系统,替代简单机械而又花费时间的人工录入,提高效率,保证录入数据的准确性。而且纳税申报表模版内的数据可以自动从总账和业务数据中抓取,提高会计人员报税的效率。

此外,中级会计人员因经验不足在做帐的时候可能发生一些错误,导致报表的数值有误,例如资产负债表出现应收科目的负数,损益表内的某些科目发生额变动过大却没有引起注意。在报表提交给客户之前,会计经理往往会花费大量时间对所有的表格进行人工复审,以保证数据准确。云财务系统将会提供报表的复核报告,对资产负债报表中的科目负数、利润表中的发生额变动以及其他的一些指标进行分析,就异常数据对会计人员进行预警,省去人工花费大量时间在报表提交之前进行复核,修改数据。

这些劳动密集型和时间密集型的工作被自动完成后,会计师在数据录入这方面的效率会大大提高。同时,他们也不会抵触这种新的工作方式,因为他们还是一如既往的使用他们所深爱的Excel表格来处理数据。以前需要人工录入的报税信息和人工复核的工作系统也能自动完成,不再占用会计师的时间进行机械的数据核对。客户也不会因为软件的变更而感到吃惊,因为他们还是用以前一样的方式来向会计师提交数据,与会计师交流。此时,云财务软件还暂时保持其隐秘性。

第二步:发票和增值税管理

中国的发票和增值税系统让所有在中国经营的企业很头痛。所有的企业必须清楚的知道供应商发票已经收到并且金额是准确的,销售发票已经及时开出并且金额正确。

发票对于合规性会计服务和管理会计服务都有重大意义,从上面的表格能看出发票和增值税方面的工作是需要客户和会计协同完成的,这意味着双方要无间隙的合作才能保证数据的准确性。

通过云财务软件,会计师和客户能够获取同样的实时发票和增值税信息,使得双方之间共享文件和合作更简便,预防细小的问题扩大到不可控制。众所周知,如果增值税发票的追踪失控,会给客户带来真金白银的损失。

所有的发票信息都可追溯到相应的业务交易,如果对数据有任何问题,会计师和客户能够从宏观层面逐层深入到微观层面查找信息,例如,从应交增值税额可以查看相关的所有进项和销项发票,以及发票所对应的原始交易单据。

通过让客户参与到发票和增值税模块,会计师们很自然的将客户进一步带入了云财务软件并通过帮助客户管理增值税和发票让自身的业务更具价值。

 

第二部分,我们来介绍一下怎样将会计业务扩展到合规性以外,并逐步进入高附加值的服务。

第三步:财务报表

帮助客户制作会计报表是会计服务的重要一部分,一般来说客户要求的报表有以下这些:

  • 定制内部管理报表
  • China/US GAAP和IFRS报表转换
  • 多个分公司之间的合并报表
  • 总部要求的报表

月度、季度或者年度的报表需要会计师花费大量的时间来处理,因为他们需要从不同的单据和文件里面获取数据,再填制已经预设好格式的报表。

云财务软件内已经预设好了一些标准格式的报表,客户通过这些报表可以及时查看企业的运作情况,并能够追溯到相对应的交易数据。(在第一步的时候业务数据就已经被录入到云财务软件里面了,这使得客户可以直观的查看交易数据。)

基于Excel的报表工具使得会计人员能很方便的在Excel内设置客户所需的定制报表模板,通过在Excel内一次性设置报表模板,所有用户可以随时从云端系统抓取数据,更新实时报表。

商业智能(Business Intelligence)的服务软件使得大量的原始数据能够很容易的被解读。原始数据通过云端软件上传,自动生成系统数据、财务报表、财务预测信息等。会计师可以有选择性的根据这些信息有为客户制作形式多样的报表和图表,为客户的商业决策提供明确的指引。

向客户展示强大和方便的报表工具是让客户逐步转移到云软件的重要一步。不用改变客户和会计的互动方式,云财务软件能够让会计为客户带来更多的价值。

第四步:会计系统的设立

帮助所有客户,特别是新客户建立和梳理他们的业务、财务和内控流程,是延伸会计服务和深化与客户关系的重要一步。云财务软件和其他在线工具是构建和帮助客户配置其业务的平台。

业务设置需要对客户所在的行业和业务领域有非常深厚的知识和经验,会计师需要知道对于客户的业务来讲,从公司运作的管理和控制,到财务管理等方面所遇到的问题。会计师需要深入调研和了解客户的业务流程和业务数据,观察他们是如何开展绩效评估和如何跟踪所需的管理维度。

帮助客户量身打造适合其企业的会计系统为客户实时监控商业指标提供了基础,并且使得客户能够持续对其公司财务状况进行管控。

以下是会计体系设立的主要方面:

  • 主数据
  • 会计科目
  • 主要业务领域的业务流程和交易数据的定义
  • 业务跟踪项设立
  • 管理报表制订
第五步:客户录入数据

在中国,很多企业都会有两套账簿,公司的业务主管会在他们自己预设的Excel业务数据模版内填制业务数据,管控业务流程。公司再将纸质的文件寄给他们的外包会计做帐、报税、制作法定报表。

Excel是解决管理账簿和报表问题的一个笨拙的工具。那些对能提高效率的新兴财务工具持开放态度的管理者在看到云财务软件时将会非常兴奋。

当客户移步云财务软件,在系统内录入销售、采购、费用报销、工资信息和进行银行对账之后,相应的会计凭证和财务报表能在系统内实时自动生成,这样可以彻底消除数据双重录入所带来的人力资源浪费。

通过云软件进行高效率的任务执行和管理让客户的日常业务更加便利。会计师则可以完全放弃数据处理型的低价值工作,帮助客户监视其业务数据,保证数据准确并确保信息与当初系统设置时设立的规则相符合。

第六步:解读与解释

在第三步我们提到了云软件可以让会计师用少量的准备工作即可为客户提供直观的报表。然而,会计师不能只把报表交给客户就完事,会计师们还需要考虑这些数据是否预示一些可能存在的问题,是否预示一些潜在的风险或者发展机遇?

虽然并不是所有的企业主都有会计背景,但是他们都很迫切的想知道自己公司的运营情况。这就需要会计师们用浅显易懂的方式向他们解释财务报表上的数字和比率究竟意味着什么,为他们分析公司运营状况,并指出应当引起注意的地方。这是会计的专业技能发挥的地方,这些技能是让会计师在未来的会计服务领域当中生存下来的基本技能,而这些专业技能是永远不能被商品化的。

为客户提供专业的数据见解,解释数据的意义,这是成为客户所信任的咨询顾问的开端。在这一步会计师自然而然地向客户就一些关键问题提供解决方案,帮助他们更好的做出决策以提高公司的绩效。从某种角度来说,为客户解读和解释报表可以看作是会计师在对他们的商业咨询(Business Advisory)服务进行销售。

第七步:商业咨询(Business Advisory)服务

许多企业主需要的不仅仅是对数据的解释和见解,他们更需要会计师的帮助。他们需要会计师为他们提供解决方案,并且想要知道什么方案能够为其带来最佳结果。

商务咨询服务是会计人员对客户业务状况产生巨大影响的地方。商业咨询(Business Advisory)能为会计带来额外的利润,并使得会计与客户之间的关系更为深刻。

以下是小企业商业咨询(Business Advisory)所覆盖的领域:

  • 会计和内控结构的设立
  • 云软件配置实施及客户培训
  • 财务和管理报表设置
  • 现金流分析、预算编制以及资金预测
  • KPI评估,盈利增长计划
  • 营运资本管理/再融资计划
  • 权变/若则分析
  • 业务流程再造和内控管理
  • 商业计划、估值和融资
  • 税务咨询
  • 虚拟管理会计服务
  • 其他业务

商业咨询(Business Advisory)是转型的最后一步,也是为会计师带来绝对优势的地方。

商业咨询(Business Advisory)服务假设会计师作为客户深信的咨询顾问,对某一行业领域有纵深的业务知识和丰富的专业技能。会计师需要掌握可用的各种SAAS应用和工具并帮助客户部署这些应用,这样,会计师的想法和方案才能在客户的公司内得到实施和落实。这些技能的实践性很强,并且需要高度的专业知识判断,这些技能并不是通过科班式的注册会计师考试就能够获得的。

面对云技术和云财务软件不断为会计行业带来挑战的前景,前瞻性的会计师们会积极主动地迎接即将到来的变革,创造机遇,提升服务的竞争优势。而那些选择闭目塞聪,止步不前的会计师将会被其他同行所超越,并且很有可能会因此错失客户和发展机遇。

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