背景:

ABC公司是某会计事务所的账务处理、审计和财务咨询的客户,该公司总部位于奥地利,在国内主要进行用于汽车原型测试的模具、汽车零配件和3D打印产品的进出口贸易,公司有20多名员工。事务所为MEGI合作伙伴。

会计事务所咨询顾问对客户整体财务和业务管控流程进行梳理过程中,在费用报销环节了解到以下状况。由于ABC公司销售人员和技术类员工出差频繁,没有费用报销系统,员工的费用报销和审批都是通过纸质报销单在部门领导、财务人员以等各审批人员以及事务所记账会计之间流转审批。

ABC公司现在的费用报销流程如下:

  1. 员工月底手工填写纸质费用报销单,粘贴费用票据。
  2. 部门经理审批员工提交的费用报销单。
  3. 部门领导审批通过后,员工提交纸质报销单到财务部门,财务人员检查费用票据,并签字审批。
  4. 财务人员审批通过后,将费用报销单提交给总经理,总经理确认后,手工签字审批。
  5. 总经理签字确认后,财务将其递交给出纳人员支付报销款。
  6. 事务所记账会计月底拿到当月审批通过的报销单后进行账务处理。

经过细致的调研分析,会计事务所咨询顾问对整个报销流程进行了全面剖析,发现ABC公司现在的报销存在以下漏洞及潜在风险:

  1. 员工在收集费用票据和记录费用的过程中,不方便实时记录发生的费用,相隔一段时间后再提交报销,很容易漏记费用、遗失费用票据。
  2. 出差过程中,异地办公的员工报销费用比较麻烦,必须回到办公室填写报销单、整理和粘贴费用票据,这个过程也比较浪费时间。
  3. 经理可能不在办公室,报销审批可能会被推迟,导致员工提交的费用不能及时通过审批。
  4. 员工无法跟进报销审批进度和状态,企业打款后也不能得到员工的收款确认。
  5. 由于员工报销提交时间和费用发生时间相隔时间过久,员工很容易钻空子,报销一些不真实的费用,或者使用其他时间段的票据替换真实票据进行报销,或者使用假发票报销。
  6. 目前电子发票发展迅速,员工将电子发票打印到A4纸上报销容易产生重复报销或者PS发票信息的问题,财务查重验真的难度很大。
  7. 事务所记账会计需要根据报销单手工进行账务处理,重复录入数据。
解决方案及优化方面:

基于以上存在的问题和潜在风险,会计事务所咨询顾问结合移动报销方案,优化了ABC企业的费用报销流程规划,移动报销系统上线后,将从以下几方面提升ABC企业在费用报销方面的管理效率:

  1. 员工可以随时随地记录需要报销的费用,对报销票据进行拍照,并提交报销单,有效避免漏记费用。
  2. 员工不再担心异地办公过程中繁琐滞后的费用报销,随时随地记录,月末一次性打印出报销单,粘贴票据,提交财务进行账务处理。从员工的角度来讲,整个过程大大节约了员工报销时间。
  3. 经理可以随时随地对员工提交的报销单进行审批,加快了审批速度,缩短了审批时间。
  4. 员工可以随时随地跟踪报销审批状态,企业可以及时跟进员工确认收款情况。
  5. 借助移动报销平台,企业可以要求员工及时提交报销,防止不实费用的报销。从企业管理控制角度看,移动报销提升了企业对员工报销的费用的管控力度,有效防止报销舞弊。例如,企业可以要求员工在一定时间内对发生的费用票据进行拍照并记录报销单,管理人员可以通过检查拍照时间和费用票据时间的间隔进行判断。
  6. 从企业财务分析角度看,员工费用的及时反馈使得财务报表数据更真实可信。
  7. 移动报销系统可对电子发票自动查重验真,有效避免电子发票重复打印用于报销。
  8. 对于事务所记账会计而言,整个过程可以避免在进行账务处理时重复录入数据,节省记账时间,降低成本。

以下是本次实施规划后ABC公司移动报销审批流程以及财务记账处理流程:

移动报销规和财务处理规划流程图

闪电报销系统审批流程

闪电报销手机应用费用报销审批流程跟踪

闪电报销手机端应用的费用报销审批界面

闪电报销手机端应用的费用报销审批界面

员工在闪电报销移动应用中随时随地记录发生的报销费用,根据预设的审批流程,报销单依次被相关审批人员审批通过,在整个审批过程中,员工都可以随时随地查看报销单的审批状态。

事务所记账会计可以将审批通过的费用报销单在闪电报销Web端一键同步到美记系统(同步到美记标准版中的是“费用报销单”,同步到美记记账版的直接就是“会计凭证”)。

费用报销单可以从闪电报销Web端同步到美记系统

同步到美记标准版后,事务所记账会计可以在美记中查看草稿状态的费用报销单,在核对做账实物凭证与费用报销数据后,只需要一件审核费用报销单,即可直接生成会计凭证。

从闪电报销同步到美记系统的费用报销单

如果是同步到美记记账版,事务所记账会计可以直接在到美记系统中看到未审核状态的会计凭证,确认无误后,可以一键批量审核所有费用报销凭证。

从闪电报销同步到美记系统的会计凭证

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