序言

Dear Inventory(DI)是来自澳大利亚的一款基于云模式(SAAS)的库存管理软件,其功能涵盖采购、销售、仓储管理、组装加工、成本核算及业务分析报表,适用于贸易及简单装配类企业。

DI在功能布局和流程上具有创新的设计理念,使系统易学易用,带来流畅的用户体验。

传统的ERP由于系统过于复杂,必需专业的实施顾问才能对系统进行部署和实施。而DI的易用性,让会计师直接帮助客户实施系统成为可能。会计师可以通过协助客户实施系统,将供应链管理与会计核算需求有机结合;通过设计合理的流程和必要控制点,让客户和会计师的工作有效协同。同时,客户也能极大的降低系统实施成本。

在会计服务品质上,会计师能够向客户交付针对其行业特性的财务管理方案,而不再局限于传统的合规性服务范畴。服务品质和价值的提升,将为会计师拓宽业务范围,增强客户粘性。

作为 Dear Inventory中国大陆业务的合作方,Axel Standard首次将这一革命性的软件引进国内,中文命名为美库(Stoqo),并完成其与美记财务软件的集成。Axel Standard这一举措将为会计师事务所开拓新的业务空间提供强大助力。

本文章将您阐述DI如何通过与美记的集成来完成有效的流程管控、精细化的会计核算、财务分析等工作。

背景:

ABC公司是一家中型德资贸易企业,主要产品有润滑剂、清洁剂、防腐剂等液体化学原料及化学制品的,客户以汽车行业为主。ABC公司从国外进口或从国内的第三方代工厂购入商品,并销往国内汽车行业的客户和国外的代理商。

ABC公司使用传统ERP多年,过程中面临诸多历史遗留问题亟待解决:

  1. 原ERP在最初的配置和实施过程中,由于对ABC公司的实际业务和流程管控需求考虑不完善,造成系统中的库存信息不完整、用户职责划分不清晰、缺乏有效审核和监控等问题。若基于原有ERP来做升级改造,则需要重新投入大量的时间和资金成本。
  2. 原ERP系统的库存、经营分析报表功能有限,不能满足经营管理中所必须的基本报表功能,需要在系统外单独加工分析报表。手工操作复杂、工作量极大、易出错、不及时。

因此,ABC公司在分立重组后,重新梳理业务流程、定义各岗位职责,希望通过新系统实现对业务流程各环节执行情况的有效管控,并及时获取完整、准确的业务和财务信息。

在此基础上,尽量降低实施过程中的时间和资金成本。

解决方案:

在详细考察了ABC公司的业务情况后,会计师针对ABC公司的具体问题和管理需求推荐了“美库(Stoqo)+美记(Megi)”的解决方案。

解决方案的调研、达成和实施过程如下:

  1. 会计师和ABC公司主要负责人(以下称“PM“)通过会谈、走访的方式,深入了解ABC公司业务,制定主要的业务循环(Business Cycle)。确定每一个业务循环的执行流程、关键控制点,以确保数据输入和输出的完整性、准确性。
  2. 会计师分析每一个业务循环中的具体应用场景, 确认步骤1)中所制定的执行流程和关键节点是否能在具体的业务场景中被有效执行。将业务场景的执行过程记录在案,以备系统测试使用。
  3. 会计师明确ABC公司会计核算、财务分析的数据需求,确认必要的数据信息应在业务流程的哪一个操作环节、以哪种方式输入系统中,ABC公司管理层可以查看哪些分析报告、会计师可以查阅哪些报表。
  4. 根据步骤1)-3)确定的详细方案,设置ABC公司中每一个参与系统操作的人员权限。
  5. 系统上线运行的初期,会计师密切监督和指导操作人员的使用,确认业务流程的设置合理、操作人员准确操作、错误是否能够被及时发现和反馈、必要的分析报表能实时生成。这个过程中,会计师仔细分析了实际操作中遇到的问题后,对业务流程和系统操作流程不断进行调整,渐趋完善。

“Stoqo+Megi”组合方案的系统架构

实施效果:

► 系统应用:

通过上述方案的实施,ABC公司以相对小的成本代价获得远优于原ERP系统的解决方案,实现了完整库存信息管理、清晰有效的流程管控和实时的分析报表需求。具体如下:

1. 批次和保质期管理:

ABC公司的主要产品是清洁剂,需要有严格的保质期和批号管理。采购时需要指定批次并注明保质期,销售时也需要严格按照保质期进行拣货和发货的。

会计师在系统操作方案设计时,充分考虑到此特殊的业务需求,在Stoqo中针对此产品使用 “指定-批次”的成本计价方法,以确保产品在按照指定批次出货,并同时以该批次的采购成本作为其销售成本。

仓库人员收到向采购的产品时,在系统执行“入库”操作,并指定入库产品的批号和保质期信息。一旦选择“指定-批次”的成本计价方法,入库时系统将控制必须完成这一“指定“的动作,确保信息完整。

采购入库时需要指定产品的批号和保质日期

销售产品时,仓库人员根据订单需要的产品,在系统中的“拣货”界面(如下图),方便快速地查询到不同批次和保质期的库存数量各有多少可用于发货的数量,准确地选择发货的地点、产品对应批次和保质期、数量。

Stoqo销售单“分拣”操作界面

通过系统内准确的库存批次和保质期信息记录,系统报表——“批次过期报表”可以分析库存产品到期情况,帮助管理人员执行进一步决策。

批次过期报表

2. 精确指定产品的存放仓库和库位

原ERP系统中产品存放在仓库中位置信息与实际情况下仓库中产品的存放位置存在不一致的情况,给库存商品的管理带来不便,也影响存货记录的准确性(可能存在账面存货和实物存货的差异)。

通过Stoqo的仓库和库位管理功能,用户可以在出入库时准确指定产品存放的仓库和库位信息,确保系统数据与实务保持一致。

3. 销售价格管理——销售订单自动获取客户产品价格信息

ABC公司通常会跟客户签订一个长期合同,合同期限内的价格约定固定价格。对于不同的客户,这个长期销售价格可能是不同的。

为避免客服人员手工录入销售订单时造成错误,会计师建议ABC公司在系统中启用“折扣策略”功能来变通的解决“一客一价“的问题。

管理员在系统中设置好“折扣策略”后,客服人员创造销售订单时无需手工录入价格,而是通过点击“使用折扣”直接获取对该客户的产品销售价格,既高效又避免人为错误。

产品基础资料的“折扣”(客户产品价格策略)设置

点击销售订单“使用折扣”(引用客户产品价格)来获取该客户对应的产品价格

4. 清晰的用户职责划分和监督:

从业务流程实施、用户权限设定、用户操作辅导、系统监督监控等几个方面管控了每个用户的职能及操作范围。

  • 业务流程实施:会计师结合公司业务现状,规范并定义进口和国内采购、出口和国内销售、样品出库、盘点等流程,为不同用户规定系统内相关职能。
  • 用户权限设定:根据定义的操作流程,为用户在系统中设置操作权限,除了功能的授权,会计师还考虑并建议客户项目负责人把握和控制公司机密或敏感信息(例如,采购价格,销售价格等)的授权。
  • 用户操作辅导:基于实施定义的操作流程和已经分配的用户权限,会计师对用户的操作内容进行详细培训和指导,通过系统操作明确用户在系统内的职责,确保用户录入数据准确、完整、规范。
  • 系统监督监控:会计师和PM保持沟通,在系统运行过程中监督用户操作,分析问题或错误的根本原因,对系统操作流程、用户职能、系统权限按情况进行调整。
5. 分析报表,例如“按行业统计产品销售量”

在调研中,会计师发现ABC公司需要比较产品销量和汽车行业产量,来计算产品在某个行业中的市场占有率,用于制定销售策略。

因此,会计师在系统基础设置中对客户进行行业划分,跟踪不同行业中产品的销售量。

在系统的“附加属性”中为每个客户指定相应的行业,用户在查看销售相关报表时,即可看到客户及其对应的行业和销售数量,以此来统计每个产品在不同行业的销量,并推算行业市场占有率。

销售订单明细表

6. 财务系统账务处理

Stoqo与Megi财务系统完全集成,Stoqo中的基础资料,包括客户、供应商、产品等基础信息,与Megi的基础资料是相互同步的。同时,用户在Stoqo中录入的销售、采购、库存变动数据实时同步到Megi财务系统中,并自动生成会计凭证,会计师可以同步查看系统中的业务数据和财务结果,及时发现和纠正问题。

►业务协同

在整个项目中,会计师完全突破了常规会计核算服务的局限,全方位的切入到ABC公司的业务流程中去。

此项目方案设计和实施的过程中,会计师不再是站在门外看待ABC公司的经营结果,而是将自己的专业知识落实到ABC公司的业务实践中,参与到业务流转的过程,并通过实施过程中的反馈逐渐达成适应ABC公司需求的订制化解决方案。

系统正式上线运行后,会计师不仅实时在云端获取数据信息,并且基于对整个业务流程的熟悉,通过准确解读分析报告的数据及时发现了ABC公司在销售策略、收款管理和成本控制中的缺陷,帮助管理层进行整改。

在此意义上,会计师真正成为ABC公司的商业伙伴,而不仅仅是“账房先生”。

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